¿Cómo puede ayudarnos el email marketing en la organización de un evento?

El éxito de un evento no depende únicamente de la organización de este mismo. Sin asistentes, no hay evento. Por lo que centrar gran parte de nuestros esfuerzos en captar a los usuarios por diferentes vías es un elemento fundamental. En este punto es donde entra el Email Marketing… qué mejor manera que acercarnos a nuestro público objetivo mediante el correo electrónico y facilitarle la oportunidad de asistir a nuestro evento.

Así pues, en este post hablaremos de cómo el email marketing puede ayudarnos a tener éxito en nuestros eventos y cómo mediante el email marketing podemos mostrar a los usuarios porqué nuestro evento es increíble y no se lo pueden perder. Porque por mucho que lo sea, si ellos no lo saben, no sirve de nada.

En primer lugar, es muy importante tener claro a quién va destinado nuestro evento. Debemos definir un perfil ideal de asistente para de esa manera llevar a cabo una segmentación en nuestra BBDD y captar a aquellos usuarios que más nos interesa que acudan a nuestro acto. En cualquier campaña de email marketing es esencial llevar a cabo una segmentación, por lo que no es un dato que nos venga de nuevo. Enviar emails a toda nuestra base de datos, sin hacer distinciones e incluyendo a gente que no le puede interesar nuestro evento, es un error. Es importante trabajar nuestra BBDD y dirigirnos únicamente a nuestro publico objetivo. Además, la personalización será un elemento clave que hará que tu tasa de apertura sea mayor, ya que el receptor sentirá que es una invitación elaborada especialmente para él.

¿Cómo debe ser nuestro mensaje? Como siempre, breve. Los textos largos, como pudimos comprobar en el post anterior, nos distraen y no acaban de funcionar. Por lo tanto, intenta ser lo más visual posible para que el usuario capte inmediatamente aquello que quieres transmitirle. Coloca un solo Call to Action que se centre en la inscripción del formulario. Colocar más de uno puede llegar a distraer la atención del usuario del objetivo real de nuestro email. Por último, incluye alguna imagen. Ya sea el cartel oficial del evento o alguna imagen que tenga relación con el tema del evento.

Tip 1: para hacer el email aún más personal, haz que tu email esté firmado por el organizador o el responsable de comunicación/eventos de tu marca. Eso creará cercanía entre el que invita y el que es invitado.

Tip 2: si lo que quieres es sorprender a los usuarios, dales la opción de agregar el evento desde el email a su calendario.

¿Qué tipo de emails deberías enviar a lo largo del proceso?

Emails Pre-evento

Estos emails se enviaran previamente a la celebración del acto con el fin de conseguir el máximo de asistentes posibles.

  • Email de invitación
    Este email será el que se envíe a todo nuestro publico objetivo. Es el primer contacto con los usuarios,  por lo tanto, es el que causará la primera impresión. Trabaja el asunto a fondo para que el usuario sienta curiosidad por tu evento, e incluye en el email toda la información necesaria para explicar tu evento. En este email deberás incluir las 5W:
    – Who: A quién va dirigido el evento
    – What: En qué consiste el evento
    – Where: Dónde se realizará el evento (dirección)
    – When: Cuándo se realizará el evento (día y hora)
    – Why: Por qué se realiza y que beneficios se obtendrá del evento ( por ejemplo, qué ponentes habrá, invitados especiales…)

Invitación Workshop Barcelona Digital Response

  • Email reminder/Email de recordatorio
    Este email variará según la reacción de los usuarios ante el primer email. Por lo que encontraremos 3 diferentes emails reminder:
    – Email reminder para los que han abierto el email de invitación y se han inscrito a nuestro evento. Para recordarles cuándo y dónde es el evento. Este email tendrá una estructura diferente al email de invitación y servirá únicamente para recordarles a los usuarios que tienen una cita con tu marca. Una buena manera de hacerlo es incluyendo un countdown en tu email mostrando los días o horas que faltan para tu evento.
    – Email reminder para los que han abierto el email de invitación, pero no se han inscrito al evento. Este email servirá como llamamiento a los que no se han decidido aún a apuntarse a tu evento. Por lo que deberás incluir los mismos elementos que el primer email de invitación pero con algunas modificaciones para llamar así la atención de los indecisos. Una buena manera de hacerlo es crear una sensación de urgencia incluyendo en el asunto “últimas plazas” o “última hora”. De esta manera, el usuario sentirá que puede perder la oportunidad de perderse tu evento y eso aumentará las posibilidades de que se inscriba.últimas plazas evento Adigital

    Adigital email reminder Spain Tech Week

    Email de Adigital

    – Email reminder para los que no han abierto el email de invitación. Este email será el mismo que el primero, pero cambiando el asunto, con el fin de conseguir que esta vez sí abran nuestro email y, como mínimo, vean qué les proponemos.

Emails Post-evento

Estos emails se enviarán a posteriori de la celebración del evento con el fin de ofrecer al usuario una experiencia satisfactoria de principio a fin.

  • Email de agradecimiento
    En este tipo de emails encontraremos dos variantes:
    – Email de agradecimiento a aquellos que han asistido a nuestro evento. Este email se envía a todos los asistentes del evento con el objetivo de agradecerles su asistencia y proporcionarles material y documentos de importancia del acto como “recompensa”. Además también puede ser un buen momento para incluir en el email una encuesta para que los asistentes te den feedback de cómo vivieron el evento y en qué podrías mejorarlo.
    – Email de agradecimiento a aquellos que no han podido asistir a nuestro evento. Aunque haya gente que no haya podido/querido ir, no está de más enviarles un email con material o referencias de como fue el evento. Es una manera de estrechar lazos con el usuario y de recordarle al usuario que estás allí para él.

    Experian email agradecimiento webinar

    Email de Experian

  • Email Cross selling
    Este email tendrá una forma más comercial y en él aprovecharás para ofrecerles tus productos o servicios a los usuarios que han asistido a tu evento según las necesidades manifestadas o observadas.

En definitiva, el email marketing puede ser un gran aliado en la organización de eventos. Si además, combinas el email marketing con otros canales, y llevas a cabo una estrategia Cross Channel, las posibilidades de que tu evento sea todo un éxito aumentan considerablemente. Está claro que a la hora de organizar un evento es muy importante dónde se celebrará, qué catering habrá, que ponentes asistirán… pero no hay que olvidar el objetivo de toda esa organización es que la gente asista a ese evento y pueda disfrutar de todo ello, por lo tanto, no escatimes en tiempo ni dinero.

Si el problema que tienes es que no tienes medios ni experiencia para llevar a cabo todo el proceso descrito en el post, contrata una agencia externa que te ofrezca servicios de email marketing. Sin lugar a duda es una inversión que a largo plazo dará resultados muy positivos. Déjalo en manos de los mejores profesionales. Estos, no solo se encargan de desarrollar de principio a fin todo el proceso, sino que además la experiencia que ofrecerás a los usuarios será mucho más trabajada y profesional: diseño de emails, maquetación responsive email, gestión de campañas, estrategia cross-channel, reporting y analítica…

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2 thoughts on “¿Cómo puede ayudarnos el email marketing en la organización de un evento?

  • Gracias por poner ejemplos de cada tipo de Mail y sus ítems principales. Son de gran ayuda para un proyecto que estoy llevando a cabo actualmente.

    • ¡Gracias a ti por leernos, Cristian! Nos alegramos de que nuestros contenidos te sean de ayuda. Si podemos ayudarte en alguna cosa más, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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